Jangka Waktu Pengerjaan
8 - 12 Minggu
(Proyek Mandiri)
Peran Saya
Business Analyst · UX Researcher · Product Designer
Apps Digunakan
Figma, Google Forms, Excel,
Notion
Implementasi
Saya menerjemahkan prinsip Early Warning System (EWS) dari kerangka kerja (framework) ke fungsi operasional. Transformasi ini dipandu oleh tiga tujuan utama yang akan mendefinisikan wireframe sistem:
Objektif 1 - Arsitektur Informasi & Blueprints:
Menentukan tata letak data kritis (seperti skor risiko dan timeline kehadiran) agar alur kerja guru menjadi efisien.Objektif 2 - Functional Prototyping:
Membuat High-Fidelity Wireframes untuk memvalidasi Logic-to-UI translation (bagaimana aturan bisnis dan landasan etis berubah menjadi elemen visual).Objektif 3 - Inklusi Digital (Adoption over Complexity)
Memprioritaskan aksesibilitas bagi pengguna dengan berbagai tingkat literasi digital serta optimasi perangkat saat offline agar sistem tetap responsif di berbagai kondisi teknis.
Pendekatan Pengguna & Batasan Proyek
User Stories
Setiap keputusan desain di produk ini didasarkan pada kebutuhan riil pengguna.
ID
User Story
Insight
US-1
Sebagai Wali Kelas, saya ingin mendapatkan sinyal risiko secara real-time agar saya bisa melakukan intervensi sebelum masalah siswa menjadi permanen.
Guru menghabiskan waktu untuk merekap data secara manual (buku absen, Excel, catatan kertas). Karena data ini tersebar dan tidak terpusat, pola perilaku siswa baru terlihat secara jelas saat akumulasi data dilakukan di akhir tengah semester (sekitar minggu ke-8).
US-2
Sebagai Wali Kelas, saya ingin mendapatkan notifikasi otomatis ketika siswa tidak hadir selama 3 atau 7 hari berturut-turut untuk segera menyelidiki penyebabnya.
Absensi 7 hari berturut-turut adalah "jendela kritis". Tanpa alat monitoring aktif, guru sering kali baru menyadari pola ini setelah absen siswa menumpuk dan melewati batas regulasi dropout.
US-3
Sebagai Guru Mata Pelajaran, saya ingin sistem mendeteksi penurunan nilai secara otomatis agar saya tidak perlu membandingkan tren secara manual dari berlembar kertas.
Guru sulit menyadari penurunan performa akademik karena data nilai tersimpan secara terisolasi. Penurunan rata-rata sudah terjadi sejak minggu ke-3, namun sering kali baru terdeteksi secara kolektif setelah UTS/UAS.
US-4
Sebagai Wali Kelas, saya ingin menghubungi orang tua tanpa beban administratif tambahan, sehingga fokus saya tetap pada kualitas dukungan, bukan birokrasi.
Komunikasi saat ini menggunakan WA pribadi tanpa dokumentasi formal. Akibatnya, riwayat komunikasi sering hilang dan guru terbebani manajemen administratif yang berulang.
US-5
Sebagai Wali Kelas, saya ingin mencatat setiap tindakan intervensi dalam satu sistem terpadu agar keputusan masa depan didasarkan pada bukti sejarah yang kuat.
Saat ini intervensi dicatat pada sticky notes atau buku pribadi. Tanpa repositori data yang terpusat, sekolah kehilangan konteks saat harus mengambil keputusan berat seperti kenaikan kelas atau pemindahan siswa.
Scope Proyek
In Scope
Out of Scope
Homeroom Dashboard dengan kategorisasi risiko
Aplikasi mobile untuk siswa/orang tua
Student Profile terintegrasi (data + riwayat)
Notifikasi SMS/email
Alert detail dengan rekomendasi tindakan
Portal khusus untuk orang tua
Intervention Log dengan form pencatatan
Integrasi dengan aplikasi lain selain Whatsapp
Visualisasi dot pattern untuk kehadiran
Upload kertas ujian siswa sebagai bukti
Batasan Teknis:
App-based, dioptimalkan untuk tablet
Data dimasukkan manual oleh admin (belum integrasi otomatis)
Logika Sistem dan Wireframes
Traceability Matrix
ID
User Needs
Logika Sistem
Implementasi
US-1
Deteksi dini tanpa rekap manual 8 minggu
Real-time Risk Scoring Engine
Priority Dashboard: Notifikasi "Critical" di halaman utama
US-2
Memahami pola presensi siswa (bukan angka statis)
90-hari tracking absensi siswa
Dot-Pattern Timeline: Visualisasi tren kehadiran
US-3
Mengetahui performance siswa dengan lebih baik
> 20% penurunan tracking oleh sistem
Trend Note: Pemberitahuan trend nilai siswa
US-4
Mengurangi beban mental saat intervensi
Workkflow yang mudah dengan tombol Aksi dalam Log Intervensi
WhatsApp Integration: Integrasi dengan WhatsApp untuk memudahkan wali kelas
US-5
Memastikan akuntabilitas sekolah
Log Intervensi wajib diisi
Form Intervensi: Alert hanya hilang jika ada catatan aksi
High-Fidelity Wireframe Produk
Dokumentasi ini mencakup fungsionalitas kritis dan User Stories yang mendalam, dirancang untuk menjadi panduan bagi tim UI/UX dan Developer dalam fase implementasi visual dan teknis.
Dashboard Utama
Bagaimana Ini Menjawab User Stories:
User Story
Fitur yang Menjawab
US-1: Monitoring siswa berisiko
Kategori risiko (Normal/Soft/Critical)
Sorting otomatis berdasarkan risiko tertinggi
Ringkasan jumlah siswa per kategori
US-2: Deteksi absensi siswa
Kolom "Days Absent" visible di baris utama
Ahmad Fauzi (9 hari) langsung terlihat sebagai Critical
US-5: Log Intervensi
Kolom "Last Intervention" menunjukkan kapan terakhir siswa mendapat support
Membantu guru melihat siswa yang belum mendapat support
Fitur Kunci Lainnya:
Tombol Pencarian dan Filter → mencari/memfilter siswa dengan cepat tanpa scroll
Call-to-Action → "Lihat Profil" untuk eksplorasi lebih lanjut
Laman Profil Siswa
Bagaimana Ini Menjawab User Stories:
User Story
Fitur yang Menjawab
US-2: Deteksi absensi siswa
"9 hari absent berturut-turut" di Reports
Alert status "Critical Alert" jelas terlihat
US-3: Deteksi performa siswa
Tabel nilai per mata pelajaran dengan indikator "Menurun"
US-4: Komunikasi dengan Orang Tua/Wali
Riwayat pesan ke orang tua tercatat dengan jelas
Tombol "Kirim Pesan" ke Orang Tua/Wali terlihat jelas
US-5: Log Intervensi
Riwayat Intervensi lengkap dengan tanggal dan jenis intervensi
Catatan "Telepon Orang Tua (tidak ada jawaban)" terdokumentasi
Fitur Kunci Lainnya:
Panel Identitas Siswa → memberikan informasi dasar siswa
Riwayat Presensi Siswa → visualisasi kehadiran (walau belum dot pattern di gambar ini, bisa disebut sebagai rencana pengembangan)
Laman Log Intervensi
Bagaimana Ini Menjawab User Stories:
User Story
Fitur yang Menjawab
US-2: Deteksi absensi siswa
"Absen 7 hari berturut-turut" disebut sebagai penyebab alert
"Riwayat Progress Risiko" menunjukkan perjalanan dari 1 hari → 3 hari → 7 hari
US-3: Deteksi performa siswa
"Nilai menurun di pelajaran Matematika dan Web Design" disebut sebagai penyebab alert
US-4: Komunikasi dengan Orang Tua/Wali
Saran intervensi untuk wali kelas
US-5: Log Intervensi
Form Log Intervensi LENGKAP:
- Tipe Intervensi (dropdown)
- Tanggal Intervensi
- Notes (deskripsi hasil diskusi)
- Butuh Follow-Up (Ya/Tidak)
- Tanggal Follow-Up
- Tombol simpan Log Intervensi
Fitur Kunci Lainnya:
Alasan peringatan muncul → transparansi 3 alasan spesifik
Indikator Keberhasilan & Refleksi
Indikator Keberhasilan
Proyek ini dirancang untuk mencapai target efisiensi sebagai berikut:
Indikator
Efisiensi Waktu
Kecepatan Respon
Akuntabilitas
Indikator Berhasil
Refleksi
Point Penting Sebelum Implementasi di Sekolah
"Kualitas dan Konsistensi Input Data (GIGO - Garbage In, Garbage Out)."
Sebelum sistem ini siap, saya harus memastikan bahwa guru mata pelajaran dan wali kelas berkomitmen dan memiliki kapasitas untuk melakukan input data secara disiplin dan tepat waktu. Secanggih apa pun logika risk engine atau slow decay yang saya buat, sistem ini akan gagal jika data yang dimasukkan terlambat atau tidak akurat.
Saya harus memvalidasi apakah alur kerja input data dalam EWS ini benar-benar lebih ringan (atau minimal sama) dengan beban manual mereka saat ini agar adopsi pengguna terjamin. Tanpa user adoption di level akar rumput, sistem ini hanya akan menjadi dasbor yang cantik namun kosong.